転職時の履歴書用封筒の書き方。職務経歴書作成のマナーも押さえよう

転職時の履歴書用封筒の書き方。職務経歴書作成のマナーも押さえよう

ビジネス 2018.02.09

履歴書や職務経歴書を入れる封筒はあなたの第一印象を決める

就職活動をするときに「まず最初に履歴書・職務経歴書をお送りください」という指示のもと、書類選考から採用試験がスタートする企業が多いようです。たくさんの応募者の中から、次の段階の試験に進む流れの中で、人事担当者は就職希望者から送られてきた、たくさんの書類をチェックしなければなりません。

ほかの応募者と比較されるうえで、いかによい印象を与えるられるかが、重要なポイントになります。まずは、最初に目に入る封筒の書き方から、きちんとしたマナーを順守していきましょう。

封筒の選び方

色は好印象を与える「白」を選ぶ

履歴書と一緒に購入することが多い封筒ですが、封筒は必ず白色の無地のものにしましょう。文具店など封筒を扱っているコーナーでは、白のほかに茶色の封筒も置いてあることが多いため、どちらが適切なのかと迷う人も多いのではないでしょうか。

茶色の封筒は、企業間においては、ビジネス上の事務的なやり取りでよく使用されています。企業へは、日々たくさんの郵便物が届き、それらを各担当部署に振り分けています。白色の封筒は重要書類の目印となりますので、ほかの書類に紛れてしまい、人事担当者のもとに届かないというトラブルを、事前に防ぐことにもつながります。そのため、封筒選びの際は、白色を選択するようにしましょう。

サイズはA4が入る「角2」サイズを選ぶ

履歴書を入れる封筒は、白色が推奨されますが、サイズはどの大きさのものが適切なのでしょう。この件については、さまざまなサイズが販売されているため、迷う人も多いようです。サイズに関しては、受け取る企業側が書類管理をするうえで、手間がかからないようにマナーを守りたいものです。

封筒に入れる書類は、履歴書・職務経歴書・添え状などがありますが、これらが全て入るサイズで、かつ折らずに入るサイズが望ましいといえます。書類がA4版サイズであれば角形2号、履歴書がB5版サイズであれば角形4号を準備しましょう。

最近では、履歴書もA4サイズがより一般的になっていますので、A4サイズで送付すれば、マナー上で問題はないでしょう。一方で、細長いサイズの長型封筒は書類を折ることになりますので、応募書類には使用しないようにしましょう。

封筒の書き方

横書きよりも縦書きで書く

封筒の表の宛名書きに関してのマナーには、どのようなものがあるでしょう。まずは、封筒の表側に書く内容について述べていきます。送り先の住所、会社名、担当部署名、担当者の役職名、担当者名を、誤字脱字なしで確実に記入していきましょう。担当者の役職や名前がわからない場合は、部署名もしくは「採用担当者様」「人事担当者様」としましょう。

記入するときの筆記用具についてですが、黒のサインペンで縦書きに書くことが、マナーとされています。ボールペンや油性マジックは、あまりおすすめできません。その理由としては、ボールペンは線が細くなったりかすれたりすることがあり、読みにくくなる場合があるからです。

油性マジックは、インクが紙の裏に移ってしまうことがあり、せっかくの応募書類が台無しになってしまう恐れがあるので、避けるようにしましょう。ペンで書くときに、失敗やバランスが気になる人は、あらかじめ鉛筆で、薄く下書きをしてから書く方法をおすすめします。

住所は都道府県から正確に書く

封筒の表側に書く企業の住所についてですが、住所は必ず都道府県から書きましょう。都道府県を省略して〇〇市や〇〇郡から記入をすることは、フォーマルな文書を送る上でマナー違反となります。したがって、必ず都道府県から省略せずに書きましょう。

また住所の番地や丁目を省略して、「-(ハイフン)」で書くことも、同じ理由からマナー違反とされますので気を付けましょう。住所にビル名や階数が含まれる場合も、忘れずに記入してください。

次に気を付けたいことは、住所を書く位置と大きさについてです。住所の位置は、全体のバランスを考えて、右側の位置を決めてから書いて行きましょう。住所を書く位置は、都道府県の字の列が郵便番号の右端に揃う位置に書きます。

そして、住所が2列になるときには、郵便番号の右4桁の左端から、はみ出さない位置に収まるように書きましょう。また、住所が長くて2行以上になる場合は、2行目は1行目の文字位置から一段下げた位置に書くと、バランスがよくなります。文字の大きさは、担当者名より大きくならないように書くとよいでしょう。

(株)等の略称は使用せず正式名称で書く

住所を記入し、会社名および部署名、担当者名を書くときに注意したいことは、次の通りです。まずは、会社名は(株)(有)などの略称は使用しないようにしましょう。理由としては、応募書類はフォーマル文書ですので、略称で書くことはマナー違反となるため、注意したいところです。

また、会社名が株式会社の前にくる、いわゆる「あと株」やその逆の「まえ株」かどうかも、しっかりと確認してから記入することが大切です。不明な場合は、募集の媒体やインターネットなどで、正確に調べてから書くようにしましょう。

会社名を封筒に書く位置についてですが、右側に記入した住所から、だいたい1行あけた位置に書きます。書き出しの文字の上からの位置については、住所の都道府県を書いた位置から、一段下げて書くようにすると、きれいに書くことができます。また、部署名は行を変えて、会社名の左隣に書きましょう。書き始めの位置は、会社名の位置から一段下げて書いて、バランスをとりましょう。

宛先が個人宛の場合は「様」企業や部署宛の場合は「御中」を使用する

応募書類の送付先にあたる担当者の名前、もしくは会社名・部署名を書くときの注意事項についてみていきましょう。まず、応募先の役職か部署、担当者が分かっている場合ですが、「役職名 (または部署名)_担当者名_様」のように書きます。

役職名・部署名が4文字以内に収まる場合は、担当者名と同じ行に1行に収まるように書きます。役職・部署が計4文字以上の場合は、担当者名の右に、少し小さめの文字で書きましょう。具体的な例は、「人事課_佐藤_和男_様」のような書き方になります。

敬称に「御中」を使うときはどのようなケースかと、混同してしまっている人もいるかもしれません。御中は、企業の採用担当者名が不明の場合や、個人宛ではなく、部署や企業宛、つまり一つの集まり宛に送付する際に使用します。具体的な書き方は「〇〇株式会社_〇〇部_御中」のような書き方になります。

注意したいことは、くれぐれも「様」と「御中」を同時に使わないということです。御中の宛名の場合は、記載されている企業、または部署の誰でも開封できることを意味します。一方、個人の名前宛の場合は、本人のみが開封できることになりますので、この点を頭に入れて宛名書きをしていきましょう。

履歴書在中と赤字で書く

封書の中身は、もちろん開封しなければわからないのですが、企業は毎日たくさんの郵便物を受け取り、それぞれの部署に振り分けています。部署名と担当者名を記載していれば、担当者のところには届くはずですが、その際に外からでも、端的に中身が分かるようにしておくことがマナーといえるでしょう。

書き方は、左端に「応募書類在中」と赤字で記入しましょう。もしくは、字の周りを赤線で囲っても分かりやすいでしょう。人事担当者は、応募書類以外の書類も、連日郵便で受け取っていることが予測されます。担当者が、すぐに応募の書類だと判別できるように記入しておくことは、迅速な事務処理にもつながります。

そのため、これは必要なマナーであり、相手への思いやりでもあるのです。同時に、応募書類がほかに紛れ込んでしまうことの予防にもなりますので、応募者にとってもリスクを防ぐということにつながります。

封筒を提出する際に気をつけるポイント

誤字脱字や漏れがないかチェック

封筒の宛名書きを終えたら、書いた内容と誤字脱字がないかどうかを、今一度自己チェックしてみましょう。封筒の表だけではなく、裏の自分の住所や名前も、記入漏れがないかどうかを確認しましょう。特に企業の正式名称や担当者名は、間違えがあると大変失礼に当たりますし、応募者の印象も悪くなってしまいますので、気を付けたい点です。

企業の人事担当者は、今までにたくさんの応募者を見てきていますので、書類の書き方やマナーにおいても、厳しくチェックをしていることが考えられます。いくら履歴書や職務経歴書の内容が充実していて、わかりやすいものであっても、封筒の宛名書きに誤字脱字があったり、間違いが多かったりしたら、「一般常識がない」と判断されかねないのです。

したがって、初歩的な細かいところで、マイナスなイメージを持たれないためにも、封筒の書き方にも、細心の注意が必要となるでしょう。

応募書類に折れ目がつかないようクリアファイルに入れる

封筒に入れる応募書類についての留意事項について、確認しましょう。封筒は、書類を折らないサイズの角形2号を使用するようにしますが、郵便物が相手の手元に届くまでのプロセスで、しわや折り目がついてしまう可能性があります。これを少しでも避ける方法として、応募書類は透明のクリアファイルに入れてから、封筒に入れることをおすすめします。同時に、自分の控えとして応募書類はコピーをとっておきましょう。

さらに、応募書類の枚数が複数のときには、クリップなどでまとめておくとよいでしょう。また、応募の書類は全体がバラバラのサイズにならないように、まとめたときにA4サイズになることが望ましいです。

このときに、クリップではなくステープラで留めてしまうと、企業の担当者が後にファイリングで保管するときやコピーをとるときに、その都度ステープラを外す作業が発生してしまいます。これは、膨大な資料を扱う側の立場になって考えると、ぜひとも避けたいところです。

正しい郵便料金で送るために郵便局で出す

応募書類はとても大切なものですので、少し手間と時間がかかったとしても、郵便局の窓口に持ち込みをして送りましょう。郵便ポストに投函しても、もちろん届くのですが、郵便物が重量オーバーにより、切手が不足してしまう可能性もあります。その場合は、企業側が不足料金を払うようになるか、送り主に返送されてきてしまいます。そうなると、相手側の受け取り拒否なども考えられますので、十分に注意しましょう。

このように、自分の意思と反するところで、思わぬミスやトラブルが起きないためにも、郵便を出すときにも慎重に対応し、窓口を利用することをおすすめします。窓口で送れば、郵便局員に直接手渡しをした安心感も生まれますし、送付料金のレシート(領収書)をもらうことで、送付した日時の証明にもなります。小さなことでも、今後の人生を左右する可能性があることですので、ぜひ郵便窓口から送付しましょう。

履歴書を持参するときのマナー

最近は面接試験を行うときに、履歴書を同時に提出するというケースもあります。この場合、応募書類の入れ方や使用する封筒、宛名書きについては、郵送する場合と基本は全く変わりません。

気を付けたいことは、封筒は受付の担当者か、面接のときに担当者に直接渡すことになりますが、相手方が開封をしやすいように、あえて封筒にのり付けはしないほうが望ましいでしょう。これは、面接で相手に手間をかけないためのマナーの一つです。

そして、応募書類を持参する際には、書類が曲がらずに入るカバンに入れて持って行きましょう。応募書類は、封筒に入れる前にクリアファイルに入れ、さらに封筒自体もクリアファイルに入れて企業まで持って行くと、しわにならずに済みます。そして提出の際にも、簡単にカバンから取り出せるので、一石二鳥といえます。なお、提出するときには、クリアファイルを回収することも、忘れないようにしましょう。

細やかな心遣いで好印象を与え転職を成功させましょう

応募の書類だけでは、応募者の顔が見えないのですが、だからこそ書類も一つのビジネスマナーを守りながら対応することは、とても大事なことなのです。書類の出し方、宛名書きのどれか一つでも雑、または適当だと受け取られてしまっては、今後の採用試験において、マイナスのイメージを持たれ兼ねません。

小さなことについても、細心の注意を払うことが、今後の就職活動によい影響を与え得るという意識を常に持ち、転職を成功へと結びつけていきましょう。

    Sponsored Link

アバター
この記事のライター UKANO 編集部

家計を強くするには3つの方法しかありません。

1,支出を減らす 2,収入を増やす 3,投資する

投資するには↓

PICKUP CONTENTS

特集記事