「秘書検定2級」に合格するには。そのための効率のよい勉強方法

「秘書検定2級」に合格するには。そのための効率のよい勉強方法

ビジネス 2018.05.31

秘書検定とは

文部科学省がすすめている公的資格であり、就職活動中の大学生が受験している割合が多いのが特徴です。秘書検定を学ぶことで、ビジネスマナーを身に着けることができるので、学生にとっては意義があるものになります。ほかには、人とのコミュニケーションに自信がついたり、正しい言葉遣いを知ることで印象がよくなります。
突然の冠婚葬祭でも、困らずにマナーをもって対応することができます。企業や学校などから高い評価をもらっています。

秘書検定の級と試験内容

秘書検定には、3級、2級、(準1級と1級では、面接試験があります)があり、年に3回(6月、11月、2月)受験することができます。1級だけは、年に2回(6月、11月)になっています。理論と実技の試験がそれぞれ60%以上の正解率で合格します。

初歩的な知識と技能を問う3級

秘書検定3級では、社会人としての基本的なマナー、秘書業務での初歩的な知識を問う問題が出題されます。合格率は高く、66.3%(第113回)になっています。高校生など、就職を控えた学生の受験者が多いです。
出題形式は、選択問題(マークシート)、記述問題からなり、理論と実技の両方が60%の正解率で合格になります。試験時間は、120分です。

一般的な知識と技能を問う2級

秘書検定2級では、選択問題(マークシート)と記述問題で、面接試験はありません。秘書業務の一般的な知識を問われます。3級よりは難易度があがり、約35問でますが、おおよそ9割がマークシートです。合格基準が60点以上であり、21問ほど正しく答えられれば合格できるでしょう。試験時間は、130分です。
合格率は54%(第113回)なので、二人に一人が合格することになります。3級と同じく就職を控えた学生の受験が多く、大半の受験者は大学生です。

専門的な知識と技能を問う準1級

秘書検定準1級では、1次試験、2次試験があり、1次試験では、筆記試験で半分が選択問題(マークシート)、もう半分が記述式になります。出題内容は、1級と同じになっています。2次試験では、面接があります。合格率は37.2%(第113回)になっています。試験時間は、140分です。
1次試験の内容では、必要とされるの資質(秘書として備えるべき要件、要求される人柄)、職務知識(秘書の役割と機能、秘書の業務)、一般知識(社会常識、経営学、一般会計・財務)、マナー・接遇(人間関係、話し方・接遇、交際の業務)、技能(会議、文書の作成、文書の取扱、事務機器、ファイリング、資料管理、スケジュール管理、環境の整備、事務用備品・事務用品)から問題が出ます。
2次試験の面接は、「あいさつ」、「報告」、「状況対応」の三人1組、約10分ほどの試験になります。

専門的で高度な知識と技能を問う1級

秘書検定1級では、試験が年に2回(6月、11月)行われています。1次試験(すべて記述式筆記問題)と2次試験(面接)があります。合格率は31.4%(第113回)試験時間は、150分です。
出題内容では、1次試験では、必要とされる資質、職務知識(秘書としての心構え、秘書に求められる能力、秘書に求められる人柄とセンス、秘書の役割と機能、秘書の業務)、一般知識(社会常識、企業のしくみと経済学、人事・労務管理・マーケティング・生産管理、企業会計・財務、経営法務)、マナー・接遇(人間関係と秘書の心得、聞き方と話し方、接遇のマナー、敬語・接遇用語、電話応対、交際業務)、実技(文書の作成、文書の取扱、ファイリング、資料管理、スケジュール管理、会議、環境の整備)から問題が出ます。
2次試験の面接では、二人1組で行われ、約15分の試験です。
【参照URL:https://allabout.co.jp/gm/gc/57440/

実際にはどのような問題がでるのか

実際にでる試験問題は、おもに、秘書の資質、業務知識、一般的知識、マナーや待遇、技能を問う問題が出題されます。

秘書の資質を問う問題

秘書の仕事は、秘書として備えるべき要件であることからも、上司の仕事のサポート役になるので、上司の仕事を理解し、上司との関係を良好に保てること、感じのよい印象を与えること、秘密を守れることなどが問われます。ほかには、コミュニケーション能力なども問われます。2級の例題では、来客は取り次がないように上司から指示された問題がでています。
この場合では、秘書としてどのような対応がもっとも望ましいのか考えなければなりません。断る理由として、正直にいうのではなく、差しさわりのない言葉に変えるというのが、大切になってきます。

業務知識を問う問題

秘書の役割、機能においては、会社の中、来客者などの人間関係を適切に保てることなどですが、2級の例題では、手紙のなかの慣用句で、間違っているのはどれなのかが問われているので、正しい日本語の知識なども必要になります。

一般知識を問う問題

企業・会社の目的・組織、経営管理、経営法務(簿記、会計、税務、商法など)、マーケティングなどについて基礎的な知識が問われます。ビジネスシーンで使われる言葉などにもなれる必要があります。2級の例題では、略語と省略されていない言葉の組み合わせの間違い探しがあったので、浅く広く一般知識、用語などになれておきましょう。

マナーや待遇に関する問題

正しい敬語を使える、来客対応、電話対応、慶弔などにおいての秘書業務についての知識・技能が出題されます。接遇では、敬語の活用、説明の仕方や聞き方などです。2級の例題では、香典のときの正しい不祝儀袋の使い方が問われているので、冠婚葬祭のマナーなどがいるようです。

技能を問う問題

会議の種類、文書の作成、ファイリング、事務機器、文書の取扱い、資料管理、環境の整備、スケジュール管理、事務用品、事務用備品などから出題されます。これらは、事務的な部分が多いです。2級の例題では、会議の案内状の時間が間違っていた場合の対応についての問いです。
秘書としては、不適切な対応を選ぶ問題なので、間違って正しい対応を選ばないように注意しなければいけません。文書の中の終了時間が誤っているというのが、秘書として考えなければいけないポイントかもしれません。この問題の中で起こっている間違いのせいで、どういった出来事を周りの人に起こしてしまうのかを想像しなければいけないでしょう。
【参照URL:https://allabout.co.jp/gm/gc/57440/

資格取得のメリットとデメリット

せっかく資格取得をめざすのであれば、メリット、デメリットは知っていたいものです。どんな事柄があるのか、みていきましょう。

社会人として必要なスキルが身に付く

秘書検定の人気がある理由には、秘書を目指していなくても、どんな職種についても社会人としてすぐに役に立つスキルを資格試験の勉強をするだけで身につけることができるのが大きいです。
社会人になると、学生のころとは違い、会社などではいろんなスキルが求められます。基本的なことは、誰も教えてはくれません。なにも知らないまま社会にでるには、あまりに不安です。そこで、秘書検定で基本的なスキルを身につけてさえいれば、自信をもって人と接することができるのではないでしょうか。

会社で好印象を与えることができる

秘書検定をもっているということは、会社のなかや電話応対などでも、正しい言葉使い、正しい敬語が使え、話し方や接する態度などからも好印象がもたれることでしょう。
一般常識やマナーを身につけることで、信頼されるビジネスマンになれます。会社での文書作成でも、基本を知っていることで失礼のない文書がつくれることでしょう。
【参照URL:https://shukatsu-mirai.com/archives/33063#i-3

就職活動で有利になる可能性

就職活動では、履歴書に秘書検定取得を記入していることで、会社からは社会人としてマナーを身につけている意欲的な人という判断もされるので、有利になる可能性があります。
就職してからも、すぐに電話応対や接客対応などでも、正しい言葉遣いで、ていねいな対応ができることからも、いちはやく社会人として認めてもらえるかもしれません。
【参照URL:http://moguchan.info/entry89.html

転職活動には使えない

社会人としての一般常識を問う検定であるため、社会人の転職活動においては有利に働きにくい資格です。履歴書に秘書検定取得が書かれていても、転職時には特にメリットがないのが残念なところになります。転職活動の際には、さきに転職先には何の資格があったほうがよいのかを探してから、臨んだほうがよいかもしれません。

取得しても秘書になれるわけではない

秘書検定はあくまでも民間の検定試験であるので、秘書として働くのになければいけない資格ではないです。秘書がいない会社などがわりと多いのが実情であったりします。また、新卒者が秘書になるには、社会人経験が少ないので向いていないというのもあります。
秘書の業務が、上司をサポートするということになるので、業務内容などをよくわかっていなければ、なかなか難しいのかもしれません。
【参照URL:http://moguchan.info/entry89.html

秘書検定2級について

秘書検定2級の内容は、どうなっているのでしょう。これから試験に向けて勉強するにあたり、難易度、問題の内容、おすすめのタイミングなどチェックしてきましょう。

秘書検定2級の難易度

合格率、約60%台から、考えられることは、それほど難しくはない試験であるといえるでしょう。社会に出て仕事をする上で誰もが知っておきたい常識を問われるので、社会人であるならば、それほど難しく考えなくてもよさそうです。一般的には、テキストを読み込んで学んでいくため、暗記が得意な人、不得意な人によって難易度は異なるでしょう。

どのような問題がでるのか

秘書検定の問題内容は、9割がマークシートになっている選択問題です。文章問題では、適切なものや不適切なものを選ぶ問題が出ます。適切なものと不適切なものを混在してまちがえないようにしましょう。問題文をよく読み、ケアレスミスを起こさないようにしましょう。

2級と3級迷ったらどちらを受けるべきか

どちらを受験するのか迷った場合、3級と2級では試験内容が少し異なりますが、2級を受けて問題ないでしょう。3級では、基本的な内容ですが、もし3級を受けていないからといって、2級を受けることができないという条件はないので、自信をもって2級に臨んでください。

受検するのにおすすめのタイミング

秘書検定を受けるのには、就活中の学生、すでに社会人であってもさらなるスキルを上げるために取得するのもよいでしょう。敬語などは、意外と自信がなく使っていることがあったりします。秘書検定を学ぶことで、
電話対応などもスムーズになったり、相手先からも高評価を得ることができるでしょう。
これから就職を控えている学生にとっては、秘書検定をもっているということは、仕事に対する意欲が高いと取られることにもなるので、就職に有利に働くことになります。秘書検定の勉強が、仕事全般にかかわることが問われる問題なので、取得後はすぐに役に立つことでしょう。
【参照URL:https://mayonez.jp/topic/2119#num_34178

独学で合格を目指す場合

資格試験を目指すにあたって、独学で勉強して合格するのがよいでしょう。メリット、デメリット、テキスト代などの程度かかり、勉強時間などはどのくらい必要なのでしょう。

独学のメリット

独学のメリットは、なんといっても教室などに通う場合に比べて、受講費用がかからないので、テキスト代だけですむことです。いつ勉強するのかも自分で自由に決めることができるので、通学のための時間などもとられません。
1日にどれだけ勉強していくかのペースも自分で決められるので、試験までの期間、計画性をもって臨むことができます。

独学のデメリット

独学のデメリットでは、すべて自分で決めて進めていくので、勉強するための時間をどれだけ自分で管理していけるのかが重要になってきます。勉強の取り組み始めなどは、きちんとやっていけても、時間の経過とともに、やる気を保つのが難しくなることもあるでしょう。自己管理が難しくて、人によっては挫折してしまう可能性もあります。

掛かる費用

掛かる費用の目安としては、テキストを2冊買った場合、3~4,000円程かかります。2級を受験するための費用が、3,800円かかります。ほかには、インデックスや筆記用具などのマーカーペン代ぐらいでしょう。
【参照URL:http://秘書検定合格ガイド.com/study/dokugak/

必要とされる勉強時間

秘書検定2級に合格するための必要な勉強時間は、約20時間から70時間ほどとされています。一般常識を問われる問題が多いので、個人差がでます。試験日まで、1カ月しかなかった場合、1日2~3時間ほど勉強すると、約60時間ぐらいは勉強時間がとれることになります。1日のなかで、そんなに時間が取れず30分から1時間程度の場合は、試験日までに約2カ月から3カ月ぐらいの期間を考えるとよいでしょう。

一冊の過去問集を完璧にする

どのような試験でもいえることですが、せっかく買ったテキストは、すみずみまで何回も繰り返し使うことが大切です。2級は、1冊の過去問題集を完璧に覚えることで、合格できるレベルとされています。テキスト1冊、過去問題集1冊を使うことで、試験を受けるだけの実力が十分つくことでしょう。

繰り返し問題集を読み込む

問題を解き進めていくと、自分の苦手な所などがでてくることでしょう。わからない問題は、解答をよく読むことで、なぜ間違ってしまったのかがわかるはずです。聞きなれない用語などがでていることがあるので、問題集を読み込んで慣れていきましょう。

独学で学ぶ人にお勧めのテキストの紹介

独学で勉強する人におすすめのテキストをみていきましょう。どのようなものがあるのでしょうか。

カラー改訂版 出る順問題集 秘書検定2級に面白いほど受かる本

15年以上のベストセラー。フルカラーテキストになっているので、みやすく、資格試験に取り組みやすくなっています。内容は、秘書検定合格への準備、理論編(必要とされる資質、職務知識、一般知識)、実技編(マナー、接遇、技能)、記述対策(マナー、接遇、技能)からなっています。
イラストからも、秘書業務がわかりやすくなっていて、出題傾向も分析されています。1冊あれば、十分合格できることでしょう。口コミなどでも、好評になっており、勉強時間がなかなか取りにくい人でも、このテキストがあれば、内容がまとまっているので十分合格を目指せるようです。試してみるのもよいかもしれません。

秘書検定 集中講義 2級 改訂版

早稲田教育出版のテキストであり、章ごとに「POINT出題CHECK」、「CHALLENGE実問題」がついているので、内容を振り返りながら学んでいけます。「POINT出題CHECK」では、受験者が間違えやすい問題をまるばつ式にしています。「CHALLENGE実問題」では、出題された問題がのっています。本自体は厚みがあるのですが、読みやすくなっているので、1日で読むこともできるでしょう。基本から学ぶことができて、合格する力がつきます。

秘書検定 クイックマスター2級 改訂新版

見開きの構成のページに、3人の秘書が登場、試験勉強をサポートしています。各項目の重要部分には、「キーフレーズ」がはいっていて、わかりやすくなっています。出題頻度の高い問題などでは、まるばつ式になっているため暗記しやすくなっており、短時間で合格を目指せるテキストになっています。

通信教育で合格を目指す場合

独学では不安な人には、テキストなどがそろった通信教育があります。カリキュラムにそって、学んでいくことで、試験対策がすすんでいきます。わからないところは、質問することもできます。

通信教育のメリット

通信教育のメリットは、独学とは違い、講師が作成したテキストを勉強し、試験日までのカリキュラムまで決めてくれているので、それに沿って学んでいくだけで合格できるというものです。勉強場所なども、好きな所でできますし、疑問に思ったことなどは、講師などに質問できるので安心して学べます。
2級以外の他の級も同時に勉強することができるのも通信教育の特徴になっているので、複数の級を同時に受験することも可能になります。1度の試験で、2級と3級の同時取得することもできますし、さらには、準1級をめざすこともできます。級ごとにテキストを買って勉強するよりは、効率よくできそうです。

通信教育のデメリット

通信教育のデメリットは、試験日までにカリキュラムが組まれているので、スケジュール通りに進んでいないと試験に間に合わないなどのことが起こります。独学とはちがい、受講費用がかかります。もし、自身が社会人でテキストだけ学べば、十分合格する実力があった場合、受講費用が無駄になってしまうかもしれません。

掛かる費用

掛かる費用では、目安として、月に3~4万円程度かかります。現在、ユーキャンでは、秘書検定3級、2級、準1級講座では費用が35,000円、日建学院では、秘書検定3級、2級、準1級筆記試験対策Webでは、27,000円などになっています。独学とは違い、テキスト代だけよりは高くはなりますが、1つの級だけではなく、他の級も一緒に学べ、講師に質問できるなどの面もあります。

必要とされる勉強時間

必要とされる勉強時間では、通信教育の受講期間は、多くの場合は4カ月程度となっています。延長期間もありますので、4カ月で終了できなくても安心です。1日1時間程度でも、1カ月で20時間以上の勉強にはなるので、4カ月かからない人もいるかもしれません。
秘書検定2級以外の級もあることから、2級合格後に準1級を目指すところまで、勉強期間があるのも特徴です。
【参照URL:http://秘書検定合格ガイド.com/study/tusin/

通学して合格を目指す場合

通学するにあたり、どのようなことがメリットになり、どのような所がデメリットになるのでしょう。費用や必要な勉強時間をふまえて考えていきましょう。

通学のメリット

通学のメリットは、決められた時間のなかで、同じ目的をもった人同士で学習することで、意欲向上につながることです。ほかの人がいることで、やる気がでないときも学習の継続につながる刺激をもらえることでしょう。また、目的意識も高くなり、学習が自分だけでやるよりもはかどることでしょう。わからないことなどは、その場で講師に質問することができるので、学習がスムーズに進みます。

通学のデメリット

通学のデメリットは、やはり、独学、通信にくらべると受講費用が高くなることでしょう。学習時間、学習場所があらかじめ決められています。用事や体調不良になったときに欠席してしまうこともあるでしょう。通学するための交通費や通学時間などもかかってしまいます。通学しているために、余分な出費がかさんでしまうかもしれません。
通学できる期間も決められているため、その期間内でやりきらなければいけないので、スケジュールが合わない、教室の場所が遠いなどの場合、通学を断念せざるを得なくなるかもしれません。

掛かる費用

通学で掛かる費用は、週1回の授業では約4~5万円が目安になります。現在、早稲田ワーキングスクールでは、秘書検定2、 3級の講座で4万円になっています。ほかの講座なども受けていけば、その分料金もあがっていきます。教室までの交通費も考えなければいけません。

必要とされる勉強時間

秘書検定での学習期間は、平均でも3~4カ月ぐらいになっています。短くても2カ月ほどです。週1回通った場合の1回あたりの授業時間は約4時間ほどなので、合計すると、秘書検定2級講座では4時間の講座を5回ほどした場合で、20時間の学習になります。ほかには、自宅で復習などすればもう少し勉強時間は長くなります。
【参照URL:http://秘書検定合格ガイド.com/study/tuugaku/

勉強方法によって合格率は変わるのか

資格試験である秘書検定を1回で合格するには、勉強方法によって結果は変わるのでしょうか。独学、通信教育で学ぶ、教室に通う場合などがありますが、どれが確実によい勉強方法なのでしょうか。独学、通信教育、通学などの特徴から、考えてみましょう。

最も確実なのは通学

秘書検定で合格の可能性が高いのは、通学になっています。その次に通信教育、独学の順になっています。通学では、対面しながら学習していくので、実際の仕事の場面などを現実的に想像しやすく、すぐに社会人ならば電話対応などでもいかすことができますし、秘書検定の問題のなかで、正しいか誤っているのかの判断がしやすくなります。

一回で合格したいなら

資格試験を何度も受けなおすのは、とても効率が悪いことになるので、避けたいところです。そのためにも1回で合格するレベルになるには、通学や通信のほうが確率が上がると思われます。通信教育、通学では、これまでの出題問題の傾向など、合格のノウハウを講師が熟知しているため、ポイントをしぼって学習することができます。
無駄なく、より効率よく合格に近づけるといえるでしょう。社会人経験の少ない学生には、通信教育や通学で学ぶ方が向いているのかもしれません。限られた時間でしっかりと結果を残すことは、大事です。

自分に合った勉強法で合格を目指そう

秘書検定の勉強をするにあたり、独学、通信教育、通学などの方法がありますが、勉強に取り組む時間を日常でどの程度取れるかは、人によって変わってくるので、自分のライフスタイルにあった方法を選択するのがよいでしょう。
2級では、社会人ならばテキストを1冊することで十分合格できるようなので、どのテキストで勉強していくのかが大事なようです。資格試験を取得するのに、やはりあまり費用をかけすぎずに秘書検定に合格できるのがよいでしょう。
マスターカード加盟店でもauウォレット未対応の店がたまにあるため注意が必要です。ミスタードーナツ、本家かまどや、ほっかほっか亭、ほっともっと、ダイソーなどは使えません。弁当屋などでauウォレットが使えたなら、昼食の弁当代がわりに利用できると助かりますが、今後に期待しましょう。
月額利用料金の支払いでは、毎月の引落の残高が保障されないので、利用できません。なおクレジットカード使用時に、カード会社承認を行わない店舗でも使用できません。

電子マネー購入時の支払い

電子マネー(nanaco、SMART ICOCA、WAON、楽天Edyなど)をauウォレットで購入することは、現時点ではできません。クレジットカードのように店により使えるのに、電子マネーでは買えないのは、残念です。

ウェブコンテンツの支払い

有料動画サイト(Hulu・ニコニコ動画プレミアムなど)の支払いには、現時点では使用できません。

インターネットプロバイダーの支払い

インターネットプロバイダー(@nifty、@TCOM、BBソフトサービスなど)への支払いは、現時点では使用できません。今後の利用方法の変化に期待していきましょう。

ポイントを駆使してお得にauウォレットを使おう

いまは、いろんなところでポイントが付与されることが多いので、買い物では、お店ごとにあるポイントカードにもポイントを付与し、auウォレットプリペイドカードで支払いでも、auウォレットポイントも貯めることができます。たまったポイントは、1ポイント1円としてチャージ(入金)することで、また買い物時に使えるためとても便利です。
auの会員なら、auショップにてウェルカムガチャを引いたり、アプリでは、プリペイドカードの残高確認、チャージなどができたり、ポイントを貯める方法、使う方法などを紹介しています。ゲームやアンケート、アプリ限定の特典などでもauウォレットポイントが貯めることができ便利です。

この記事のライター UKANO 編集部

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