個人事業主の請求書をわかりやすく作成し支払いをスムーズにしよう

April, 01, 2018

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個人事業主の請求の注意点

個人事業主にとって、取引先から支払いを請求する請求書はとても重要な書類です。支払いだけでなく、経理の処理、確定申告も確実に手続きがスムーズに行えます。作成の仕方がわからなければ、何をどう作成すればよいのか、戸惑うことも多いのではないでしょうか?基本的な書き方を抑えていれば、事業主の負担を大きく減らすことができます。人の負担を減らせるだけではなく、知って損はない請求書の書き方を学んでみませんか?

個人事業主の請求書の書き方

今後、取引先ともスムーズな手続きを行うために、基本的かつ重要項目を押さえた領収書の書き方をチェックしておきましょう。

請求書の必須項目の記入をする

どの書類にも必須項目があるもの。しかも、誰もが一瞬でわかるように作成することが大切です。請求書の基本的な必須項目を確認し、自分でもわかりやすいように作成しましょう。

請求者の氏名又は名称

請求する側の氏名、会社名や屋号を記入しておきましょう。また、一般的な請求書は、請求者の住所なども記載されています。電話番号やメールアドレスを記載してもよいでしょう。

発行日

請求書の発行日の他に、相手側の締め切り日や納品日などの記載も重要です。発行日は、取引先の締め日と同じ日にしている請求書が多いよう。また、請求した事業主が管理しやすいように、請求書番号を付けることもおすすめ。番号付きで管理する際は、取引先にその旨を伝えておきましょう。

発行日の注意点

取引先が法人の場合、請求締め日があらかじめ決められており、翌月1日に支払いをするのが一般的です。なので、発行する際は、取引先の締め日に合わせて発行するようにしましょう。締め日に間に合わなければ、支払いが遅れる可能性が高いので注意しましょう。

請求内容と金額

品名、単価金額、数量、合計など細かな記載が必要となります。その他に、個人事業主やフリーランスは源泉徴収が引かれる場合もあります。源泉徴収も取引先によって対応が違いますので、必要ならば源泉徴収額を記載しておきましょう。その際は、取引先との記載の確認も必要です。

消費税の表示内税外税

単価の合計額、消費税価格の両方の記載が必要。

取引先の事業者の氏名または名称

取引先の会社名、事業名、氏名、名称の記載の他に取引先の郵便番号付きの住所も必要項目。

支払期日と振込先情報

支払い期日は「お支払期限」として、請求者の住所、会社名の下に記載するのが一般的。振込先情報は請求者の口座情報の他に取引先が支払いをする際、振込み手数料がかかりますので、そちらの記載も忘れずにしておきましょう。

請求書の控え

後に、確定申告で漏れがないように申告をしなければなりません。取引先との確認事項や重要事項など、漏れなく記載されている請求書を控えておく必要があります。取引先からの入金金額などを確認したうえで、確定申告対策に備えておきましょう。

記載漏れや間違いのないように確認しよう

基本的な請求書の必須項目を上記でご紹介しましたが、記載ミスや漏れなどがあれば、支払いなどの手続きが遅れるだけでなく、このような業務がスムーズに行われなければ、取引先に迷惑をかけてしまうおそれもあります。失礼な取引先とみなされないよう、記入漏れや間違いのないように確認しながら作成しましょう。
また、源泉徴収額や、口座入金時に発生する振込手数料などの細かな記載など、取引先と取り決めを交わすことも重要です。

個人事業主の請求書に関する注意点

基本的な重要項目がわかったところで、注意点が他にもあるようです。上記と重複する内容もありますが、今一度注意点を確認しておきましょう。

消費税が課されない取引もある

税金が免除されている免税事業者が存在しています。免税事業者の条件として、1月1日から12月31日の年度内に新規事業者として開業した場合、開業日の初年度、または、課税対象になる売上高以前の基準期間内の売り上げが1,000万円以下の場合、免税事業者としての条件となります。
ですが、新規事業者でも資本金が1,000万円以上ある会社は、免税事業者の対象にはなりません。

源泉徴収の対象になることもある

個人事業主でも販売や輸入業者以外の業種。取引先から依頼され、事業を行った原稿料や講演料などの支払いに、あらかじめ源泉徴収を引かれて支払われることがあります。確定申告時などに分かりやすくするために、取引先と源泉徴収額の記載をしておくことも必要でしょう。また、弁護士や税理士に報酬を支払う際、事業者が出した交通費や宿泊代などの費用は、源泉徴収の対象になりません。

振込手数料はどちらが負担するかを取り決めておく

振込手数料に関して、法律があるわけではありません。ですが、トラブル回避のためにも取引先ときちんとルールを設けておきましょう。民法上では、支払う側が手数料を払うということになっていますが、支払い金額の急な値上がりの際は、請求側が払うのがベター。ビジネスマナーなら、請求書を発行した事業者が手数料を払うというのがルールなのだそう。

請求書送付はメール便を使わない

請求書は、メール便で送付すると違法行為となります。請求書は「信書」扱いとなり、取引先への請求の意思疎通や事実確認を表しているもの。この違法行為は、郵便法や信書便法で定められています。違法が発覚された場合、懲役3年以下、または300万円以下の罰金が科せられます。場合によってはコンプライアンス違反と見なされ、社会的責任が問われることもあります。
一部の宅配業者では、規制緩和により請求書が送付できるところもあるので、利用する際は確認したほうがよいでしょう。

請求書には捺印をする

郵便コストをかけたくないと、電子メールで送る際、あらかじめ電子印鑑の捺印も見られるようになりましたが、電子印鑑も請求書として認められます。捺印も法的義務はありませんが、やはり日本の風習で取引先との信用を表し、何かのトラブルが発生したときに書類に捺印が押されていたほうが効力があるとみなされます。なので、捺印をするのが一般的といえるでしょう。
ですが、捺印がなくても法的には問題なしとされています。双方の意思疎通がしっかりできていればよいのだそう。

請求書にマイナンバーを記載しないようにする

支払う側が確定申告時に、源泉徴収を差し引いた場合などを申告する法定調書を税務署に提出します。その際、請求者のマイナンバーの記載が必要となります。ですが、あらかじめ請求書にマイナンバーを記載することはせず、取引先が必要な際、伝えるのがよいでしょう。支払う側がマイナンバーを記載する際、番号確認と身元確認が必要になります。
確認のために、ナンバーが記載されている番号カードや、免許証などの身分証明書が必要となり、マイナンバー記載の書類の管理は厳密にしなければなりません。

個人事業主の請求書作成におすすめのサイト

初めから自分で作るとなると、書式などがわからない場合も多いでしょう。ですが、無料でダウンロードでき、種類が豊富なサイトがあります。

bizocean 書式の王様

URL:https://www.bizocean.jp/doc/category/27/
請求書から冠婚葬祭に必要なのし袋まで、取り扱い書類が豊富。シンプルな請求書から一般的な請求書まで幅広く、重要事項はベーシックな色からビビッドまで色分けされており、初心者にもわかりやすく使えます。また、各書類で作成者やデザイナーを募集し、解りやすい書式からユニークなデザインがあり、楽しく利用できそう。事業で必要な書類は無料でダウンロードでき、コストがかかる心配もありません。エクセル・ワード対応。

MFクラウド請求書 請求書テンプレート

URL:https://invoice.moneyforward.com/templates/billings
堅いイメージの請求書が覆りそうな、カラフルでお洒落、かわいいものまでバラエティに富んでいます。書式のヘッドのデザインも凝っており、請求金額なども色分けされているので、一目で分かりやすくなっているのがうれしい特徴。請求書だけでも、機能別、デザイン別、業種別など書類が分かれており、請求する取引先によって変えるという使い方もできます。
30日間無料で、消し込み機能を利用すれば、面倒な会計帳簿の売掛金や入金を自動管理できるという機能付き。

Misoca 請求書の無料テンプレート

URL:https://www.misoca.jp/blog/free_invoice_template
たった1分で請求書、納品書などが作成できるというのがアピールポイントのこちらのサイト。ワンポイントのイラスト入りなどデザイン性が高い請求書も豊富。会計ソフトでお馴染みの「弥生」と連携しており、シンプルなデザインも多く、こちらも必須項目はビビッドな色遣いで色分けされている書式もあります。また、請求書の自動発行のサービスもあり、郵便コストが削減されます。
請求書の書き方がわからない初心者でも、分かりやすい内容となっています。

請求書を簡単に作成するクラウド型請求書サービス

スマホやタブレット対応や郵送代行あり。また、簡単操作で無料プランがあるうれしいサービスのものをご紹介します。もっと簡単に作成したい人におすすめ。

株式会社Misoca Misoca

URL:https://www.misoca.jp/
初心者でも任せて安心なこちらのサイト。通常年間契約30,000円が、1年間無料お試しありの「プラン100」を選べば、月間の請求書が100通まで作成可能で、コストがかかりやすい郵送も、郵送代理といううれしいサービス付き。請求書は、メール配信やPDF保存することもでき、会計ソフトの弥生と会計書類を連携することも可能です。また、弥生はスマホ対応できる、スマホアプリがあります。
1年間無料プランありで、これだけの機能が付いているのは、本当に親切お得です。

メイクリープス株式会社 Make Leaps

URL:https://www.makeleaps.jp/
請求書を送付するタイミングで、請求書が自動作成される作成予約や郵送サービス。また、取引先からの支払いなどの顧客から、手数料が安く利用できるカード決済機能など、万全のサポート体制が売りとなっています。カード決済機能は、外貨でも利用可能。海外の取引がある際とても便利。全機能を30日間トライアルとして無料でできます。
わからないことがあれば、オペレーターに電話やメール、またはすぐにチャットで質問できるのも安心です。

請求書は間違いなく書き確実に送ろう

取引先と事業をスムーズに行っていくためにも、請求書の書式は、一目で簡単でわかりやすい内容が大切なことが、お分かりになったかと思います。記入漏れや分かりずらい書式だと、確定申告などで過去に遡った内容を申告をする際、請求した事業主が分かっていなければ、申告漏れになるおそれもあります。お互いに気持ちよく仕事ができるように、分かりやすい請求書の作成を心がけましょう。
 

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