個人事業主の帳簿付けを簡単にする方法とは。便利な会計ソフトも解説

個人事業主の帳簿付けを簡単にする方法とは。便利な会計ソフトも解説

ビジネス 2018.04.01

個人事業主にとって帳簿付けは必要

個人事業主は、必ず確定申告をしなければなりません。そのとき必要になるのが、売り上げと経費が集計されている帳簿です。毎年、確定申告時期には大変な思いをしている方も少なくないはずです。簡単に帳簿を付けられる方法はあるのか、近年流行している会計ソフトとはどのような仕組みなのか、帳簿を付けるときの注意点やポイントなどを踏まえてみなさんが抱えている悩みが解決するように解説していきます。

個人事業主の帳簿のおもな種類

個人事業主にとって必要不可欠な帳簿。ひとことで帳簿といってもたくさんの種類がありますので1つずつ見ていきましょう。

現金の収入と支出を記録する現金出納帳

現金出納帳とは、日々の現金の出入りや取引内容、相手勘定科目、残高などを記録するための帳簿です。現金の出入りが発生した日付順に記入していきます。取引内容には、物品を購入したという支出などを、相手勘定科目には、物品は消耗品費など細かく全て記録しましょう。大切なことは、現金出納帳の残高と実際の現金残高をきっちり合わせることです。月末には、次の月への繰越金額も記録しておくことが必要になります。

当月の預金を記録する預金出納帳

預金は、普通、当座、定期などがありますが、預金出納帳には、銀行・口座別に預金の出入りと残高を全て記録します。記帳をすれば、日付や入出金額、残高が出てきますので、現金出納帳と同じように取引内容と相手勘定科目をしっかり記録することが大切です。また、たとえば、相手先に10,000円の振込支払いにした場合、200円の手数料が発生したとします。このとき、10,000円の支払い記録と振込手数料200円の預金出納帳の記録は別にしなければなりません。

売上の日付や品目金額などを記録する売上帳

総勘定元帳の売上勘定の補足をする売上帳。品目、金額、日付、売上数などを細かく記録します。返品や値引きがあった場合も同様に売上帳に記録しなければなりません。締め日には、売上金額の合計(総売上高)、値引き・返品の合計金額(売上値引・戻り高)をだし、これら2つを引き算した純売上高を計算しそれぞれ記録する必要があります。

仕入れに関する取引を記録する仕入帳

売上帳と同様に、日付、仕入数、金額、品目などを記録します。仕入帳も値引きや返品があった場合も全て記録しなければなりません。売上帳と同じで締め日には、総仕入高から仕入値引・戻し高を引いて、純仕入高を計算し記録します。売上帳の記録方法がわかっていれば、仕入帳の記録の仕方も大きな変化はないので書きやすいでしょう。

スムーズな帳簿付けのためにやるべきこと

帳簿にはさまざまな種類がありますが、スムーズに帳簿をつけるためにはどうすればよいのか解説していきます。

領収書や請求書をファイリングする

請求書や請求書の控えは、それぞれ、日付、月、年度ごとに分けてファイリングしましょう。領収書は、個人のものや接待で使った飲食費などを選別してそれぞれファイリングします。飲食費は、領収書の裏などに誰と何人でいったかなども書いておくと見返したときにスムーズに思い出すことができます。日付順に1カ月ごとに分けて用紙に貼ってまとめて、そのあとは、年度ごとに分けてファイリングしておくと後から確認するときに見やすく便利です。

銀行通帳の記帳はまめに行う

1カ月に1回だけの記帳では、どんな取引をしたのかわからなくなってしまう可能性もあります。ですので、銀行通帳の記帳はこまめにしておいた方がよいでしょう。記帳をして、その都度、簡単な取引内容を書いておくとスムーズに帳簿付けを行うことができます。また、確定申告のときに通帳の記帳は義務化されており、申告することで税金の控除を受けられる場合もあります。記帳は、現金の動きを明確にさせるための1つの手段であり、領収書などと合わせることにより不正を防止するという目的もあるのです。

個人事業主の帳簿の付け方

帳簿の付け方には大きく分けて2種類の方法があります。それぞれどういった付け方なのか見ていきましょう。

手書きで帳簿を付ける

ずっと昔から帳簿付けは手書きで行われてきました。現金・預金出納帳、売・買掛帳、振替伝票などそれぞれの項目に合わせてノートを作成し、毎日の仕事終わりか月末などに一気に手書きで仕上げるという方法を取っていました。また、領収書も日付順、1カ月ごとにまとめる作業もあるので、かなりの時間と労力が必要になります。できれば毎日、最悪1週間に1度、帳簿付け・領収書整理をしておいた方が一気にこなすよりも量が少なく間違いや書き忘れが減る可能性が高くなります。

パソコンで帳簿を付ける

近年では、パソコンで帳簿をつけることが定着してきています。エクセルやテンプレートを使い日々の現金などの管理をしたり、近年では、操作が簡単な会計ソフトもあります。手書きで帳簿を付けることはかなりの時間と手間がかかり、書き間違いなどがでてしまう確率が高くなるのです。パソコンでテンプレートや会計ソフト、エクセルを使用して帳簿付けをすることにより、自動で金額を計算してくれる機能がついていたりと早く、正確に帳簿付けができるようになるでしょう。

個人事業主の帳簿に関する注意点

帳簿の付け方には、さまざまな方法がありますが、どんなことに注意しなければいけないのか解説していきます。

帳簿や領収書等の書類には保存期間がある

確定申告は、青色申告、白色申告に分かれていますが、帳簿や領収書などにはそれぞれ保存期間があります。白色申告は、収入や経費を記載した法定帳簿といわれるものは7年間、その他任意で作成した帳簿や領収書、などの書類は5年間の保存期間があります。青色申告では、総勘定元帳などが記載されている帳簿、決算関係書類、現金取引関係書類は7年間、契約書などの書類は5年間保存しなければなりません。

ソフトでの帳簿付けの場合は紙ベースで保存

会計ソフトなどで帳簿や領収書を保存している場合でも、改ざんなどを防止する目的で紙ベースでの保存が法律で義務付けられています。会計ソフトで帳簿データなどを作成したら、メモ帳などに保存しプリントアウトして保存するとよいでしょう。
事前に管轄の税務署に申請を出して、承認を受けることができれば電子データ化した帳簿などを保存しておける電子帳簿法という法律があります。承認を受けるには一定の条件を満たしていなければなりません。個人事業主が一人でその条件を満たすのにはかなり時間がかかるので、会計ソフトなどで保存したデータは、プリントアウトして紙ベースで保存しておく方が効率的だといえます。

個人事業主の帳簿付けを簡単にする会計ソフト

近年、フィンテックのサービスが急速に発達したことにより、簡単操作で無料ソフトまたはお試しがあり、さまざまなところでクラウド会計ソフトが使われるようになりました。どういったものなのかみていきましょう。

弥生株式会社 弥生会計オンライン

https://www.yayoi-kk.co.jp/products/account-ol/index.html
初めてでも簡単に使える会計ソフトです。白色の確定申告は、サポートを利用する場合は有料ですが、基本機能は無料となっています。青色の確定申告の場合も全ての基本機能を利用しても1年間無償で使うことができます。確定申告が無料で作成できるのはとてもありがたいですね。
パソコンでもスマホのアプリでも利用できるのが嬉しいポイント。難しい知識は必要なく、日付や金額を入力するだけで帳簿が作成でき、クレジットカードなどの取引データやレシートなどをスマホで撮影したデータを取り込むだけで入力の自動化ができます。確定申告の手順もわかりやすく簡単にわかり、控除金額なども自動で計算してくれるので煩わしい計算は一切不要なのでおすすめです。

freee株式会社 会計ソフトfreee

https://www.freee.co.jp/
2012年7月に設立されたfreee株式会社。法人向けや個人向けの会計・経理ソフトを始め、給与計算から出退勤管理や開業届作成などさまざまなサービスがあります。銀行口座やクレジットカードを連携するとAIによる自動仕訳によって日付、金額などに分けて帳簿を作成してくれるのです。買い物をした領収書の写真を撮るだけでソフト内に記録することもできます。
グローバルスタンダードのTRUSTeの認証を受けていて、金融機関の暗証番号などの個人情報やデータの暗号化をしているのでセキュリティも万全になっているので安心して使うことができます。メールや電話もすぐにサポートしてくれる体制が整っているのも嬉しいポイントです。パソコンはもちろん、スマホやタブレットのアプリもあるので、インターネット環境があれば場所を問わずに簡単に管理することができます。白色・青色の確定申告もスマホなどの機器1つで作成してくれるのでおすすめです。

帳簿付けは効率よく進めよう

これまで帳簿を手書きやパソコンで管理していた方も入力ミスなどがあったりといざというときに困り果てた経験もあったかもしれません。近年では、会計ソフトも発達し、これまで帳簿を付けるのにかなりの時間を費やしていた方も難しい確定申告に悩んでいた人もスムーズにできるようになりました。
帳簿は、個人事業主である限り付け続けなければなりません。自分にあったものを選んであまり時間をかけず効率よく進めていきましょう。

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この記事のライター UKANO 編集部

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