退職理由の例文が知りたい。手続きの基本や上司に伝えるポイントあり

新しい門出に向かって円満に退職したい

転職先を無事見つけられたら、できるだけ円満に今の職場や会社を退職したいですよね。
立つ鳥跡を濁さずともいいますし、自分の精神面的にも円満な退職はよいことづくめです。
ですが退職の手続きというと、これまで転職や退職を経験していないと、なかなか知ることのない情報ばかりです。

この記事ではそんな退職手続きをするときに押さえておきたい基本的な知識、上司へ上手く退職理由を伝えるポイント、転職活動をするときの退職理由の伝え方や履歴書への書き方の例文もお伝えします。
例文を上手に活用して、新しい門出に向けて、円満退職を目指しましょう。

退職について

退職する際には、どんな手続きが必要になるのでしょうか。
会社ごとの規定が異なる場合もあるため、ここでは基本的な知識をお伝えします。

退職の申し入れは早めに行う

民法627条の取り決めにより、退職する14日以上前に申し入れをすれば退職できることが、法律上認められています。
しかし会社によっては、退職するまでの間の引き継ぎ業務などを確保するために、就業規則によって「退職する3カ月前までに申し入れをすること」など、会社独自の規定がある場合があります。

そのため退職をしたい日の間際ではなく、転職活動をし始める前から会社の就業規則を確認しておきましょう。
自分の引き継ぎ業務の用意をすることもできますし、法律よりも会社の就業規則が優先されるので、会社側からも就業規則を守った上の退職であれば、引き留められにくくなります。

こうした手続きに不満があれば、14日という法律を優先させることもできます。
しかし月給制の場合は、月ごとの単位での契約になっているため、法律よりも月の前半に届け出をすると月の後半、月の後半に届け出をすると翌月の月末になってしまいます。

就業規則を確認したうえで、できるだけ早めに退職を申し入れることが大切です。

会社規定に従い辞表や退職届を提出する

辞表、退職願、退職届はそれぞれ意味が違います。
会社規定によっては、どれを出すか決まりがある場合もあるので、確認したうえでしかるべき相手に提出します。

退職願

会社側と自分側との合意の上で、退職させてもらうように願い出るための届け出です。
これはまだ申し込みの段階なので、会社側が承諾してくれないと退職できないのが特徴で、出した時点では退職として扱ってはもらえません。
また、会社側が相手が承諾してくれるまでの間であれば、自分自身が納得したうえで退職を撤回することができるのも、退職届や辞表との違いです。

退職届

どうしても辞めたい、という場合や、退職願ではなく退職届を出してもらいたいという風に、会社との間で話がついたときに使われます。
最終的な意思表示なので、退職届が受理されると記載した退職日で退職することができます。
自分から撤回することは難しいのですが、反対にそれだけ法的拘束力が強いので、きちんとした期日を踏まえれば会社に内容証明郵便にて郵送するという使い方もできます。

辞表

役員のような役職のある人が辞めるときに使う届け出なので、一般に使われることはとても稀です。
退職願を役員が行う場合などに使われます。
ですが自身の立場によっては、こちらを利用することもあるでしょう。

使う届け出によっては、退職が円満にできないこともあります。
まずは会社の規則を確認して、期日を守って届け出ましょう。

退職理由は簡潔で構わない

退職届や退職願、辞表に書く退職理由は、簡潔で大丈夫です。
一般的には「一身上の都合により平成○○年〇〇月〇〇日をもって退職いたします」という内容で十分といえます。

宛名は代表取締役や社長など、会社規定に誰に提出すべきかあれば、それに合わせて記入します。
日付も入れて、自身の所属と名前、印鑑を押しましょう。
届け出の理由は、一番最後に書いておきます。

上司に上手く伝えるポイント

上司に退職したいことを伝えるのは、誰しも負担の大きいことです。
上手く伝えるための3つのポイントをお伝えします。

１対１で話をする

まず伝えるべき相手は、直属の上司です。
会社の同僚にも相談したくなってしまうかもしれませんが、できる限り避けましょう。

誠意をもって退職の気持ちを伝えるためにも、上司にはある程度の時間を取ってもらい、1対1で対話する機会を用意しましょう。
退職までの流れを打ち合わせることもできますし、自分の気持ちを正直に伝えやすくなります。
メールなどではなく、上司の時間が採りやすいタイミングを見計らって「お話があります」と真剣さを持って接することが大切です。

ここでは、一身上の都合により、だけではなく退職理由を詳しく伝えることがポイントです。
時間を取ってもらったことへのお礼の気持ちとともに、しっかりと退職理由を伝えて、退職の気持ちが固いことをアピールします。

前向きな話をメインに説明する

最近は人間関係やメンタル面を理由に退職を決定する人も多く、上司からすると自分たちの態度で改善する点は無いか聞いてきたり、引き留めようと話をしてくる場合もあります。
こうしたとき、何故転職するのか、前向きな話をメインに説明することが大切です。

現状へのネガティブな意見や不満などを中心に説明すると、話がうまく動かないことも多いです。
たとえばずっと挑戦したかった仕事に就職するため、結婚などを期により仕事を生活に合わせていきたいなど、転職に対する前向きな気持ちを伝えましょう。

転職しないと確かに夢を叶えることはできないな、と会社側が納得しやすい話の流れにすると、退職の話もまとまりやすくなります。

やむを得ない事情を説明する

退職理由として、女性ならではのライフステージによる変化を挙げるのもおすすめです。
結婚に伴う転居があれば、通勤時間がよりかかってしまうなど、会社に通う大変さを理由にあげるのもいいでしょう。

また親の介護が必要になってしまったこと、体調がすぐれないことなど、やむを得ない事情は納得してもらいやすい理由の1つです。
体調がすぐれない場合は、今すぐに大変になるほどではないが、長期的な目線で見ると仕事を続けるのが難しい、という点をアピールするのがおすすめです。

ただし体調不良を理由にすると、診断書などの明確な理由を提出するよう求められることもあります。
伝え方を工夫して、できるだけ相手に分かりやすく伝わるようにいい方を考えてみましょう。

退職理由の例文について

退職理由を書く場面や伝える場面は、履歴書や上司との話し合いにもあります。
前向きな理由として伝えやすい例文を、4パターンお伝えします。

自分の夢にチャレンジしたいことを伝える

もともと夢を持っている業界がある場合、そちらへチャレンジしたいことを伝えるのも1つの方法です。
前向きな理由としてポジティブさが伝わるので、退職先へ伝えやすい理由でもあります。

例文

もともと○○業界に興味があり、今の仕事もやりがいはありますが〇〇業界への仕事の夢が諦めきれず退職を決意いたしました。
やりたいと思っていることにチャレンジできるチャンスは、今が最後だと考えています。
チャンスを頂いた会社で精一杯頑張っていきたいので、〇月〇日を目途に退職したいと考えておりますが、いかがでしょうか。

このように、自身の気持ちや、今の仕事にやりがいはあってもそれでも挑戦したいという、熱意をアピールできます。

他の分野に挑戦したいことを伝える

業界ではなく、分野で表すことも表現方法の1つです。

例文

○○の分野に興味があり、個人的にも勉強を続けてまいりました。
今、携わっている仕事にももちろんやりがいはあるのですが、○○の分野へ挑戦したいという気持ちが強くなりました。
新しい分野に挑戦するのも今が最後のチャンスだと考えています。
そのため、〇〇分野へ挑戦したく退職を決意しました。

業界より広い範囲を示せたり、反対に専門的な分野を示しやすいので、こちらもポジティブに自分の意思を伝えやすいといえます。

体調不良を理由に伝える

体調不良が続いている場合は、それを理由として伝えるのも1つの方法です。

例文

実は、以前より体調が優れないことが続いています。
今、担当している仕事は、急に体調を崩したときに誰かにすぐ変わってもらえる内容ではないこともあり、続けるのが難しいと考えており、退職したいと思っています。

体調が悪い人を無理に引き留めるのは、会社からしても心苦しいため、比較的スムーズに退職できます。
またこの例文で伝えているように、体調を崩したときを考慮して伝えるのもおすすめです。

一身上の都合で通す

退職の理由を会社にいわなくてはいけない、という法律はありません。
会社でも、退職理由をいうことを就業規則にしているところはほとんどないでしょう。

そのため「一身上の都合で」と言葉をあいまいにするのも、問題はありません。
ただし詳しい理由を聞きたい上司側から、しつこく理由をいうように求められる可能性もあります。
相手に分かってもらえる範囲で、理由を伝えていくことがおすすめです。

転職活動時の退職理由の説明について

転職活動時に、面接で「何故前職を退職したのですか？」と聞かれることはよくあることです。
そんなときに説明でおさえておきたいポイントを3つお伝えします。

熱意や前向きさを伝える

○○業界に以前から興味があった、○○の分野に挑戦したいと思った、という理由は分かりやすくおすすめです。

こうした、熱意や前向きな姿勢が感じられる理由は、相手側の会社としてもポジティブな退職であったと受け止めやすくなります。
さらに志望動機と連動させて伝えると「うちの会社ならその夢が叶うと思ってきてくれたんだな」と納得してもらいやすいという、メリットもあります。

後ろ向きな理由だと、どうしても「もしかしてメンタル面に問題があるのでは」など、自分にマイナスなイメージを持たれやすくなってしまいます。
転職活動は自分を売り込む場面でもあるので、できれば自分によいイメージを持ってもらえるように、退職理由はポジティブな表現で伝えることが大切です。

応募企業に繋がらない理由を伝える

たとえば応募企業に関連がある理由で退職していると、応募企業側とすると「退職理由にかかわりがあるうちに何故応募したのだろう」と余計に疑問に思われてしまいます。
転職先のリサーチをしっかり行い、必要があれば応募企業に合わせて、理由を調整しましょう。

理由はできるだけ具体的にし、たとえば方針が合わなかったのなら、どんな方針が自分と合わなかったのか、どういう方針を求めているのかまで突き詰めて考えておくと便利です。
応募企業に合わせて、退職理由を調整しやすくなります。

自分の気持ちを極力正直に話すことで、自分の言葉に説得力を持たせることができます。
退職理由を突き詰めて考えて、しっかりと相手に伝えられるようにしておきましょう。

ネガティブな要素は伝えない

給料が不満だった、人間関係が思わしくなかったなど、ネガティブな要素で退職する人も多くいます。
ですがそうしたネガティブな要素は、応募企業に対して「なんでもネガティブにとらえるタイプなのではないか」「本人側に問題はあったのだろうか」など、自分自身への疑問を抱かせてしまいます。

こうした不利な状況を作らないためにも、できる限りネガティブな要素は排除していくのがポイントです。
面接する側も、ネガティブな要素があって転職した可能性は、十分に理解しています。
ただし、言葉に出して伝えないように、ネガティブな要素をポジティブな言葉にいい換えるなど、工夫して伝えることが大切です。

転職活動時の退職理由の例文について

では実際には、どんな内容を伝えたらいいのでしょうか。
ここでは、代表的な解答例をお伝えします。
参考にしながら、自分だけのオリジナリティの高い退職理由の文章を作っていきましょう。

チャレンジしたいという熱意を伝える

熱意を伝える表現として、チャレンジ、という言葉はよく使われます。
自分の興味がある内容で、ぜひとも頑張っていきたいという気持ちをアピールできるため、全く違う分野にトライしたい人にも向いています。

例文

前職では△△の分野にて営業を担当してきました。
その中で営業を通じてお客様に接するうちに、○○分野に興味がわくようになり、もっとお客様に○○分野のよさを伝えていきたい、ぜひ〇〇分野に挑戦したいと考え退職を決意いたしました。
こちらでは○○分野の最先端の技術を使ったサービスを常に生み出し続けており、○○分野のよさをお客様により伝えられる環境だと思い、応募いたしました。

分野のつながりがない場合は、自身の経験を活かせる点や、前職からそのジャンルに興味を持ったきっかけをあわせて伝えると、より分かりやすくなります。
できるだけ具体的な理由をあげて、自分だけの理由を伝えるようにしましょう。

スキルアップしたいという前向きさを伝える

前向きさは、転職活動で大きな武器になります。
退職した理由もポジティブなものになるので、ここをアピールするのも1つの方法です。

例文

前職は大変やりがいを感じる職場だったのですが、働くうちに○○スキルを習得する必要性を強く感じるようになっていきました。
ですが前職では仕事量も多く、○○スキルを身に付けるための努力もできない状況が続いていました。
業務の効率化なども提案したのですが、変化を好まない体質もあり、なかなか提案も受け入れられませんでした。
そのため自身をよりスキルアップできる環境に移り、○○スキルを身に付けたいと考え退職を決意いたしました。

前職はやりがいこそあったが自分の願いをかなえられない場所だったこと、そして応募先ならそれが叶えられると感じたことを理由としてまとめると、ステップアップしたいという気持ちが伝わりやすくなります。

やむを得ない事情を前面に伝える

退職理由がやむを得ない事情である場合は、それを前面に押し出すのも1つの方法です。

例文

結婚に伴う転居によって生活環境の変化があったことから、職場への通勤時間が延びてしまい、体調にも影響が出てしまいました。
そのため、より家庭に近い環境で働きたいと思い、退職を決意いたしました。

やむを得ない事情を前面にすると、応募企業側としてもそれなら仕方ない、と納得しやすくなります。
ここで注意したいのは、応募企業側と前職の業務内容に、大きな差があった場合です。
退職理由は分かったが、ではなぜうちに応募してきたのだろう、という疑問につながります。
もし違う職種に応募するようなら、そこも踏まえた理由にすると、説得力のある退職理由になります。

誠意を見せ円満に退職しましょう

退職は自分にも負担の大きい行為ですが、誠意のある対応をすることで円満な退職に近づけることができます。
退職によるストレスはその後の自分のメンタル面も大きく左右するので、できるだけ事前に準備をして、間際で慌てないようできればベストです。

自分の新しい門出へスムーズに移動できるよう、この記事を参考にしながら準備を進めていきましょう。

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