履歴書はどんな封筒に入れるか。履歴書を提出する際のマナーを知ろう

February, 09, 2018

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履歴書はあなたの第一印象を決める重要アイテム

会社が社員の採用を考えて募集するわけですが、必ず履歴書や職務経歴書の提出を求めます。それらの書類を見て会社の採用担当者は面接するかどうかを判断するのですから、履歴書はあなたの第一印象を決める重要なアイテムだということが分かります。

たくさん寄せられた履歴書の中から採用担当者が最初にふるいにかける方法、それはずばり履歴書の第一印象が良いか悪いかだけなのです。たくさん寄せられた履歴書を最初からじっくり時間をかけて読むことはありません。軽く読み流す程度で最初のふるいにかけられてしまい、面接に進めるか否かが決まってしまうのです。

では履歴書はどのような点に気をつけなければいけないのか、簡単だけれど知られていないチェックポイントをいくつかあげていきます。

提出する前のチェックポイント

誤字脱字や漏れが無いかチェックする

まずは丁寧に書くことに徹してください。ゆっくりと時間をかけて書くことで、自然と見やすい字になるものです。採用担当者が履歴書を手に取った瞬間に見たくなくなる、そんな丁寧さが伝わってこない字では採用には至りません。あまりきれいな字ではなくても、丁寧に書けば伝わるものです。

ゆっくり時間をかけて書けば誤字脱字や漏れは少なくなりますが、でも書き上げた後には必ずチェックしましょう。誤字脱字が目立つ履歴書では、採用担当者はじっくりと目を通そうとは思いません。

そして、誤字脱字などがあれば修正液や修正テープなどを使わずに、履歴書を新たに作り直すことが基本です。時間がないなど、どうしても作り直せないときは、二重線を引き訂正印を押して訂正します。

封筒の色は「白」サイズは「A4」を選ぶ

履歴書を買うと一般の手紙に使われるような封筒が付いてくることがあり、赤字で「履歴書在中」とも書かれているのでそのまま使う方もおられるようですが、あの封筒はアルバイトやパートの応募で使うもので、正社員を希望している方の場合には使うものではありません。

茶色の封筒は、白色の封筒より薄くて破れやすく、事務では頻繁に用いられることが多いので、他の書類に紛れてしまう恐れがあります。そして何より白のほうが清潔感があり、採用担当者に好印象を与えることができます。

サイズはA4を選びましょう。A4サイズならば履歴書を折らずに入れられますし、職務経歴書など他の書類も同封できます。履歴書など応募書類を入れる封筒は「白」で「A4」と覚えておいてください。

応募書類はクリアファイルに入れる

履歴書の第一印象をよく見せるためには、折り目が入っていたり汚れが付いていないことも重要です。採用担当者に気持ちよく履歴書を見ていただくための必要な気配りですね。ですので、履歴書などの応募書類はそのまま封筒に入れたりはせずに、必ずクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。

そうしたちょっとした心配りは採用担当者に伝わります。クリアファイルに入れて、きれいな状態の履歴書を提出するよう心がけましょう。

履歴書を郵送する際の注意点

必ず「送付状」を添える

A4サイズの白の封筒に、クリアファイルに入れた履歴書を入れて郵送する。これでも間違いではないかもしれません。しかしビジネスマナーとして、どのような書類が同封されているのかが一目でわかるように、「送付状」を添付することが常識となっています。

送付状は添え状とも呼ばれており、「誰から」「誰に宛てた」「どのような書類」なのかが、あいさつ文とともに書かれている書類です。忘れずに送付状も添えて郵送しましょう。

提出期限が近い場合は速達で出す

提出期限が近く、普通郵便では間に合いそうにないときには速達郵便で送ります。速達郵便は特殊取り扱いの一つで、普通郵便の場合は配達局に朝までに届いていれば当日に、朝以降だと翌日に配達されますが、速達は配達局に15時ごろまでに届いた場合は当日中に配達されます。

宅配便で履歴書を送付する方もいますが、履歴書は信書といって通信文にあたるので、郵便以外での送付は違法となります。早く確実に届くので宅配便を使いたいところですが、必ず速達郵便で出しましょう。

速達は郵便局へ持ち込まずポストへの投函でも送ることができます。縦長の封筒の場合には、郵便番号を書く位置の上あたりに赤い線をマジックなどで引きます。ただ速達で出さなくてもよいように、余裕をもって普通郵便で出すようにしたいものです。

料金不足にならないよう郵便局で出す

履歴書などの応募書類を郵送する場合、A4サイズの書類が納められる「角2」サイズの封筒を用いることが一般的です。角2サイズで色が白のものを選びましょう。

一般的に手紙で用いられる縦長の封筒などは定形郵便と呼ばれるサイズです。ところが、A4サイズや角2サイズで送る場合は定形外郵便と呼ばれるサイズになります。また、郵便はサイズだけではなく重さによっても料金が変わります。

大事な履歴書など応募書類を応募企業へ送付したのに、料金不足であなたのもとに返ってきたり、受取人である応募企業が不足料金を払う事態になることは何がなんでも避けたいものです。このような事態にならないように、郵便局の窓口で料金を調べてもらいそのまま出すようにしましょう。

面接時に履歴書を持参する際の注意点

すぐに取り出せる場所へ入れる

履歴書を手渡すタイミングは会社によって違っていて、受付の際に提出する場合と、面接の際に面接官へ提出する場合の二つに大別されます。応募書類は白のA4サイズの封筒に入れていますが、その封筒をそのまま手に持って会社へ訪れることはなく、カバンに入れていることでしょう。

そのカバンですが、封筒を入れても折れないくらいの大きめのものにしましょう。そして、いつ履歴書を提出してくださいといわれても慌てずに、すぐに取り出せるような場所に入れておきます。カバンのサイドポケットがあればそこへ入れておけば、慌てずさっと提出できるのです。

ただカバンに直接封筒を入れていると、中身はクリアファイルに挟んでいて問題なくても、封筒自体が折れ曲がってしまい見た目が悪くなっていて、取り出した瞬間に赤面してしまう事態も考えられます。そこでカバンに入れる時には、封筒もクリアファイルに入れておくなどして折れ曲がったりしないようにしましょう。

自分用の控えとしてコピーを取る

提出した履歴書に、あなた自身で何を書いたのかを完全に覚えているでしょうか。面接官は提出された履歴書の内容を見ながら、あなたにさまざまな質問をしてきます。書かれている志望動機や自己PRについて、もっと詳しく説明してほしいと質問されることも多いものです。

そのための対策として、書き上げた履歴書は自分用の控えとしてコピーを取っておきましょう。面接までの空き時間などに自分で書いた履歴書のチェックができますし、どういうふうに受け答えをすればよいのかの予習にもなります。そうすれば心にも余裕ができて面接に臨むことができるのです。

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面接時に履歴書を渡す時のマナー

受付に渡す場合は封筒に入れる

履歴書を渡すタイミングは会社によって異なります。受付で手渡す際にはどのような点に注意すればよいでしょうか。

受付に渡す際には封筒に入れたまま手渡すのですが、その時には封筒の向きに注意してください。封筒には表面の左下隅に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と書かれているのが一般的で、受付の方が読みやすい方向にして渡します。その際には「よろしくお願いします」と言いながら、両手で渡します。

封筒に入れたまま手渡すことで、面接官の手元へ届くまでに折れたり汚れたりすることを防ぐことができ、部外者の目に触れることも防止できるからです。

面接官に渡す場合は封筒から履歴書を出して渡す

受付ではなく面接官に手渡すことも多いのですが、その際は必ず封筒から履歴書を出して渡します。くれぐれも封筒に入った状態で渡すことのないように注意しましょう。また渡されてすぐに読めるように、面接官の向きになるように渡すのが基本です。

封筒から履歴書を出すのですが、この時にはクリアファイルから履歴書を出す必要はありません。封筒の上にクリアファイルに入った履歴書を面接官の向きに置き、封筒ごと面接官に手渡します。その際には大きな声で元気よく「本日はよろしくお願いします」と言いましょう。また、手渡すときは必ず両手で渡してください。

渡すタイミングですが、面接官から指示されてから手渡しても良いのですが、面接官が受け取りを忘れてしまうこともありますので、面接室に入ってすぐの着席する前に、面接官へ手渡しするのがよいでしょう。

マナーを守り転職を成功に導きましょう

履歴書はあなたの第一印象を決定付ける大事な書類です。履歴書での第一印象が悪いために書類選考を通過できず、面接にまで進めない人もたくさんいるのです。なので履歴書は誤字脱字や漏れがなく、丁寧に書くことで採用担当者に好印象を与えるようにする必要があります。

また、履歴書が折れたり汚れたりしないように、クリアファイルへ入れることが必要ですし、さらに清潔感を印象付けるために、白でクリアファイルごと入れられるA4サイズの封筒を用意することが不可欠です。郵送する場合には、履歴書や職務経歴書などの応募書類と一緒に送付書の添付も必要です。

履歴書を手渡しする際には、相手のことを第一に考えて履歴書の向きに注意するなど、相手の立場になって考えればよいことなのです。これらのマナーを守って転職活動を行い、ぜひ成功へと導けるように頑張りましょう。

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